Obaveza predaje prepisa arhivske knjige od 2022.godine

Prema mišljenju Ministarstva kulture i informisanja, br. 011-00-71/2021-02 od 29.04.2021. godine, obaveza predaje prepisa arhivske knjige za privredna društva nastaje u 2022 godini. Time je rešena dilema oko primene novog Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti, odnosno početak obaveze dostavljanja. Navedeno mišljenje prenosimo u celosti:

“Stvaralac arhivske građe i dokumentarnog materijala je pravno ili fizičko lice čijim delovanjem nastaje arhivska građa i dokumentarni materijal (član 2. tačka 10. Zakona) a imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala nosilac prava na arhivskoj građi i dokumentarnom materijalu (vlasnik, odnosno imalac drugog stvarnog prava ili strana u obligacionom odnosu) ili svako drugo (pravno ili fizičko) lice koje, na bilo koji način i po bilo kojem osnovu ima državinu nad njom (član 2. tačka 11. Zakona).

Stvaraoci arhivske građe i dokumentarnog materijala, kao pravna ili fizička lica čijim delovanjem nastaje arhivska građa i dokumentarni materijal, stvaraju dve vrste dokumenata. Prvo, to je dokumentacija koja se naziva dokumentarni materijal. Drugo, to je dokumentacija koja se naziva arhivska građa. Dokumentarni materijal, kako je utvrđeno u članu 2. tačka 5) Zakona, predstavlja celinu dokumenata ili zapisa nastalih ili primljenih delovanjem i radom subjekata iz tačke 3) istog člana kojom je definisana arhivska građa, u izvornom ili reprodukovanom obliku dokumenta, bez obzira na formu i format beleženja, kao i propisane evidencije o njemu. To znači da je dokumentarni materijal celina dokumenata ili zapisa nastalih ili primljenih delovanjem i radom subjekata iz tačke 3) istog člana kojom je definisana arhivska građa, među kojima su navedena i javna preduzeća, privredna društva, preduzetnici i druga pravna lica.

Arhivska građa, je dokumentarni materijal koji se trajno čuva, kako je utvrđeno u članu 2. tačka 3) Zakona.

Dakle, arhivska građa je samo onaj dokumentarni materijal koji se trajno čuva, a rokove čuvanja svake kategorije dokumenata utvrđuje stvaralac i imalac (osim fizičkih lica) listom kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja, na koju nadležni javni arhiv daje saglasnost (član 14. Zakona).

Članom 14. Zakona utvrđeno je da su stvaraoci i imaoci arhivske građe i dokumentarnog materijala, osim fizičkih lica, dužni da donesu: opšti akt o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala; listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja; opšti akt o načinu evidentiranja, zaštite, i korišćenja elektronskih dokumenata, kao i da nadležni javni arhiv daje saglasnost na listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja.

Za određene vrste dokumenata koje nastaju radom privrednih društava, odnosno mikro, malih i srednjih preduzeća koja navodite u dopisu, predviđeno je da se čuvaju trajno i to na osnovu drugih zakona.

Povodom Vašeg navoda da pored “pogodnosti koje Zakon donosi, takođe uvode se i određene obaveze, koje zahtevaju znatno obimniju evidenciju, dodatno angažovanje radnika, troškove arhiviranja”, napominjemo da su obaveze organa, ustanova, preduzeća i drugih pravnih lica u toku čijeg rada nastaje registraturski materijal i arhivska građa bile predviđene i Zakonom o kulturnim dobrima (“Sl. glasnik RS”, br. 71/94, 52/2011 – dr. zakoni, 99/2011 – dr. zakon, 6/2020 – dr. zakon i 35/2021- dr. zakon) odredbama čl. 37-41.

Potrebno je naglasiti da javni arhivi, u skladu članom 22. stav 1. tačka 4) Zakona, pružaju stručnu pomoć stvaraocu i imaocu dokumentarnog materijala i arhivske građe u izradi opštih akata o upravljanju arhivskom građom i dokumentarnim materijalom.

U vezi sa pitanjem i iskazanom nedoumicom u vašem dopisu koja se odnosi na obavezu stvaraoca i imaoca dostavljanja prepisa arhivske knjige nadležnom arhivu, s obzirom na to da se shodno članu 9. stav 2. tačka 7) Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti obaveza odnosi na dostavljanje nadležnom arhivu prepisa arhivske knjige najkasnije do 30. aprila tekuće godine, za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini, a da je Zakon u primeni od 2. februara 2021. godine, od kada se odnosi i na dokumentarnu građu u nastajanju, mišljenja smo da obaveza dostavljanja prepisa arhivske knjige nadležnom arhivu za privredna društva nastaje 2022. godine.”